OA办公系统最根本的目的在于为用户提供一个切合实际的有效的协同办公方式。实现这种办公方式的前提在于选择一套“因地制宜”的“明智”的OA系统。
协同办公是企业信息化的一种体现。这一种协同办公方式会对企业信息化道路起着举足轻重的影响。一方面，协同办公系统涉及到企业的各个部门的应用；另一方面，协同办公系统的适用性、实用性也在不同程度上影响了企业的管理实践和战略发展。从这一角度看，企业所处的行业、所处行业的发展阶段、企业信息化的程度等都是协同办系统选型的依据。根据这些影响因素，用户可以大体上了解我们需要什么样的OA系统：产品型的、平台型的还是定制开发型的；其次是可以划清行业应用需求：制造行业的、教育行业的、房地产行业的等以最适合用户所处行业为参考。
企业的信息化程度和用户的基本需求对协同办公系统选型的影响密不可分。企业信息化的程度，决定了用户协同办公系统应用的深度和广度。协同办公系统从狭义的角度可以理解为一个辅助行政办公的应用软件；从广义的角度则包括支持协同办公的硬件系统，与软件系统合称协同办公系统。零基础或信息化刚起步的用户在进行协同办公系统的建设过程中，受信息化基础和人、财、物投入的影响很难实现协同办公系统的深度和广度应用。信息化程度的影响与用户基本需求的结合可以帮助用户在协同办公系统选型的过程中考察不同类型协同办公系统之间的差异，从而为成功选型打下良好的基础。OA协同办公系统的类型一般分为：知识型、流程型、协同型、文档型等不同类别。
综合以上几点，用户在协同办公系统的选型前期，对协同办公系统要做以下几种考虑：协同办公系统的平台类型、行业应用性、侧重应用点等。但无论哪种类型的协同办公系统都是须以用户实际需求为根本出发点。在没有明确自身实际需求之前，盲目考虑协同办公系统的类型、平台架构、功能强大与否、实施成功率高低是不可取的。所谓“明智”，一方面要知彼，另一方面，更重要的在于知己。