一次市场活动的筹备，需要公司多方人员配合协作，多处细节严谨把控。亿方云作为团队协同工具，可方便团队成员实时掌控各类活动信息及进度，有效提升团队协同效率。
亿方云已经连续两年成功举办用户大会，前后涉及参会名单、会议资料、产品资料等物料的确认、修改、分发等众多环节，由于是大型公司级活动，流程更繁琐，筹备更困难。
下面，以亿方云的用户大会筹备过程为例，跟大家分享“如何通过亿方云，实现活动策划过程的高效协作”。

1.归档与共享活动信息
从用户大会的筹备到复盘，各个环节将产生活动计划、分享内容、客户邀约信息等大量文档。
首先，负责人会在部门空间下创建“亿方云用户大会”文件夹，并邀请各部门相关人员加入协作，形成“用户大会工作组”。而每个组员则会将各自负责的文档资料上传至该文件夹下，保证大会前、中、 后期产生的各类资料被有序归档，也方便所有工作组人员实时共享信息。
即使市场部有新人入职，也可以一目了然地了解历史市场活动资料，参考历届成功市场活动。

在活动过程中任一组员更新信息，所有组员能实时查看到最新且一致的版本。若组员信息填写错误，文件的版本恢复功能可帮你快速找回历史版本。

2.多人共同编辑活动文档
用户大会的策划方案、新闻稿件等文档，都是由市场部多名成员共同配合完成的。如果通过“多名成员先完成各自部分，再整合成一份定期向领导汇报”的方式，往往需要频繁修改、传输与整合。
而存放在亿方云上的文件均支持在线编辑，针对同一份文件，只要设置了编辑者及以上权限的成员都可直接编辑，进行修改、更新等操作，多名成员不再需要反复下载、修改、整合与上传。

3.邀请外部参与物料设计
现场指引牌、易拉宝、签到/拍照背景、演讲桌贴、话筒贴、水标……这些与用户大会主题相关的各类物料都需经过精心雕琢与个性化设计。
使用亿方云，内部设计师可基于设计稿与外部供应商建立文件协作关系，对于.psd类似格式的设计文稿，无需下载Photoshop等专业软件就可直接在线预览。需要修改的地方，通过在线评论便能轻松互动，省去了多份高清大图多批次通过微信、邮件等方式来回沟通、修改、传输的繁琐操作。
假若您所在的公司未给某场活动配备专属设计师，活动负责人可先在上文提到的EnventTool网站中寻找外包进行物料设计，再展开接下来的协作。