电力作为国民经济的基础设施行业,在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。随着科技的进步和智能电网的发展 ,电力档案包含的信息容量也越来越丰富庞大,电力档案巨大的利用价值也越来越被社会认识和发现。如何更好地利用这一庞大的资源,使其为电力企业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、准确、全面的服务,已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。
一、做好开发利用档案信息资源的基础工作
(1)加强档案的收集工作,不断丰富库藏
开发利用档案信息资源,拥有档案是基础。最大限量的收集是最大利用的前提和保证,只有做好档案收集工作,档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。因此档案收集工作是档案信息资源开发利用的基础,是首要工作。档案部门要及时、准确、客观地收集档案资源,大力丰富库藏。我们要做到平时立卷、及时收集;更新观念、主动收集;掌握信息、跟踪收集。除了要将电力企业所属各部门的档案及时收进档案室,还要重点收集关系到电力企业生存、发展的生产、经营、技术改造更新等活动的档案材料。库藏档案除了要有文书档案,还应有科技档案、会计档案、声像档案等。除了纸质档案外,还应有照片档案、实物档案等。
(2)编制科学实用的检索工具
检索工具是从浩瀚的档案中迅速提取档案的有效手段。编制档案检索工具,是开发利用档案信息资源的基础工作,要十分重视这项工作。档案检索工具首先应具备四大功能:一是提供查找线索功能;二是揭示档案内容功能;三是对档案进行科学管理;四是进行信息交流功能。因此编制档案检索工具应本着实用、方便 、迅速、准确的原则。采用微机管理及使用电子计算机检索等现代化服务手段,不断完善检索工具,优化检索手段,提高服务效率。
一、做好开发利用档案信息资源的基础工作
(1)加强档案的收集工作,不断丰富库藏
开发利用档案信息资源,拥有档案是基础。最大限量的收集是最大利用的前提和保证,只有做好档案收集工作,档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。因此档案收集工作是档案信息资源开发利用的基础,是首要工作。档案部门要及时、准确、客观地收集档案资源,大力丰富库藏。我们要做到平时立卷、及时收集;更新观念、主动收集;掌握信息、跟踪收集。除了要将电力企业所属各部门的档案及时收进档案室,还要重点收集关系到电力企业生存、发展的生产、经营、技术改造更新等活动的档案材料。库藏档案除了要有文书档案,还应有科技档案、会计档案、声像档案等。除了纸质档案外,还应有照片档案、实物档案等。
(2)编制科学实用的检索工具
检索工具是从浩瀚的档案中迅速提取档案的有效手段。编制档案检索工具,是开发利用档案信息资源的基础工作,要十分重视这项工作。档案检索工具首先应具备四大功能:一是提供查找线索功能;二是揭示档案内容功能;三是对档案进行科学管理;四是进行信息交流功能。因此编制档案检索工具应本着实用、方便 、迅速、准确的原则。采用微机管理及使用电子计算机检索等现代化服务手段,不断完善检索工具,优化检索手段,提高服务效率。