可建立企业公共资料库，可精细化权限管控，包括：可见（只能看文件名）、可读、修改、删除、可上传、可再授权。从不同的角度，多层次保护数据文档安全完整，避免数据被破坏影响企业业务的正常运行。
1.分类加密保护文档，避免无关人员访问
根据文档的重要程度部署不同的管控，可以更有针对性地保护数据安全完整。企业共享办公系统可建立企业公共数据共享平台，集中授权统一管理，不同的部门不同的数据，不同的访问权限，同时对部门所属文件的更新、维护等，还可交由部门负责人进行再授权管理。避免无关人员访问重要文档。
2.详细日志审计，记录文档操作行为
对高风险操作重点管控，可以更好避免文档被人为破坏。企业共享办公系统可以记录所有文件的操作、备份情况，记录所有用户的登录情况，后台管理员操作情况，完整记录文档全生命周期的所有操作，帮助及时发现非法操作，加强文档的安全管理。
3.备份终端文档，保证文档安全
应对数据被删除篡改最好的方法仍然是备份，我们可以把重要文档备份到特定的服务器，如果文档一旦遭到破坏，就可以快速从备份服务器恢复终端的文档。企业共享办公系统可以设定哪些目录或后缀文件需要进行备份，帮助企业把重要文档进行备份管理，重要文档遭到破坏或者损毁时，管理员可以快速针对某个终端，对任意文件进行远程数据还原。
现在企业的业务基本都信息化，系统数据一旦遭遇人为删除破坏或者出现故障损毁，都会对企业的业务运行带来极大的影响。企业共享办公系统可以帮助企业分类别管控数据文档的操作权限，提前防控高危操作，消除文档安全隐患，同时结合文档备份管理方案，保护终端中的数据文档安全完整！