什么是文件的生命周期
生命周期，其基本涵义可以通俗地理解为“从摇篮到坟墓”（Cradle-to-Grave)的整个过程。对于某个产品而言，就是从自然中来回到自然中去的全过程。我们常见的“项目生命周期”、“产品生命周期”等都是它的概念应用。那么，什么是文件的生命周期呢？
1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。引入“周期”概念的目的是强调文件运动的一种时间跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。

为什么要管理文件的生命周期
进入“DT时代”，信息已经成为现代企业最为重要的资产之一，高速增长的非结构化数据将会成为企业信息管理中最为重要的一环。
文件，是非结构化数据的主要载体和表现形式。
而事实上，事实上，许多企业已经淹没在非结构化数据的汪洋之中。如何在满足访问要求和法规遵从等要求下，对非结构化数据的文件管理进行有效的成本控制，用最小的成本投入去获取最大的商业价值，是每一个CIO都需要郑重思考的问题。

不同文件，带来不同的管理价值
文件信息的价值衡量标准不同于货币，其价值取决于其所存在的业务环境。在一个企业中，没有两个文件的价值是完全相同的。例如，一封通知端午节放假时间的公告文件和公司新的绩效考核系统的发布文档，毫无疑问，后者更具有商业价值。而在管理需求上，后者也需要更快的访问速度和更严谨的归档保存。

同一文件，不同节点的价值也不同
两个文件之间存在不同，同时我们也很容易的认识到，从文件诞生至文件消亡，随着时间的推移和业务环境的变化，文件的价值和访问要求也在不断地发生变化。例如，在某个项目进行当中，围绕项目的需求讨论文件需要人员的多次讨论修改和版本更迭，其重要性不言而喻；而当项目完工之后，这份文件的时效性和重要性下降，有可能就会被随意存储在员工电脑中，久而久之就被人丢失或遗忘。
在一个企业中，没有两个文件是相同的，也没有一个文件在整个生命周期中其价值和访问要求都是不变的，所以，从静止的角度去看待文件是错误的。对于不同的文件，对于同一文件的不同阶段，应该采取不同的管理和保护策略，以节省成本，才实现用最小的成本投入去获取最大的商业价值的终极目标。

文件生命周期管理的本质是为企业控制成本，规避风险，以最小的成本去获取最大的商业价值。面对企业中文件的高速增长，企业需要一种专业的文件管理方案。目前kass系统能够帮助企业贯穿文件的整个生命周期，从存储、使用、分享、保护等各个角度提供管理支持。在这样的解决方案的帮助下，企业才能真正把文件的生命周期管理落到实处。